Specialkost
Specialkostmodulen samlar hela kedjan för specialkost i ett flöde: vårdnadshavare anmäler kostbehov via ett publikt formulär, personalen granskar och beslutar, och köket får sammanställningar över vilka allergier och kostpreferenser som gäller per skola och klass. Varje ansökan är kopplad till en elev (eller motsvarande matgäst), en anläggning och vid skolor även en klass.
Modulen ersätter papperslappar, mejltrådar och Excel-ark med ett spårbart register där varje ansökan har en tydlig status, dokumenterad historik och automatiska notifieringar till både verksamheten och vårdnadshavarna.
Obs: Vilka delar av specialkostmodulen du har tillgång till styrs av din grupptillhörighet och din platsåtkomst. Du ser enbart ansökningar för de anläggningar du har åtkomst till. Läs mer i kapitlet Administration.
Viktigt: Specialkostuppgifter är känslig information om matgäster, ofta minderåriga. Uppgifterna hanteras enbart av behörig personal, all åtkomst styrs via behörighetsgrupper och alla ändringar loggas i systemets ändringslogg.
Arbetssätt och flödet
En specialkostansökan går genom samma grundflöde oavsett om den skickas in av en vårdnadshavare via det publika formuläret eller registreras manuellt av personalen:
- Anmälan. Ansökan registreras med elevens uppgifter, skola/anläggning, klass, vårdnadshavare och de allergier eller kostpreferenser som gäller.
- Granskning. Personalen ser ansökan i listan över ansökningar, granskar innehållet och sätter vid behov statusen Under behandling.
- Beslut. Ansökan godkänns eller avvisas. Vårdnadshavarna och verksamhetens meddelandeadress notifieras automatiskt vid varje statusbyte.
- Uppföljning. Godkända ansökningar syns i översikten och kombinationsmatrisen som köket använder som planeringsunderlag.
Centrala begrepp:
| Begrepp | Beskrivning |
|---|---|
| Ansökan | En registrerad specialkostanmälan för en elev eller matgäst |
| Referens-ID | Ansökans unika referens (till exempel SD-1234) som används vid kommunikation |
| Allergen | En allergi eller kostpreferens som kan väljas i ansökan |
| Status | Var i handläggningen ansökan befinner sig |
Statusar
Varje ansökan har en av fyra statusar:
| Status | Beskrivning |
|---|---|
| Ny | Ansökan har registrerats men handläggningen har inte påbörjats |
| Under behandling | Personalen har påbörjat granskningen av ansökan |
| Godkänd | Ansökan är godkänd och ingår i kökets underlag |
| Avvisad | Ansökan har avvisats och ingår inte i underlaget |
Nya ansökningar får alltid status Ny. När en ansökan sätts till Godkänd eller Avvisad avslutas handläggningen och ansökan stängs. Vid varje statusbyte skickas notifieringar, se avsnittet Notifieringar.
Obs: Översikten och kombinationsmatrisen visar den senaste ansökan per elev och utesluter avvisade ansökningar. En avvisad ansökan påverkar därmed inte kökets underlag.
Scenario: Vårdnadshavare skickar en ansökan
Det här scenariot beskriver hur en vårdnadshavare anmäler specialkost via det publika ansökningsformuläret. Formuläret kräver ingen inloggning och nås via er organisations publika adress i Digitalkost.
När används scenariot?
Scenariot används när en elev eller matgäst behöver specialkost och verksamheten har aktiverat det publika formuläret (se Aktivera det publika formuläret). Vårdnadshavaren kan nå formuläret via en länk från verksamheten, till exempel på skolans webbplats eller i ett utskick.
Steg 1 – Öppna formuläret
Vårdnadshavaren öppnar sidan Specialkostansökan på er organisations publika adress. Adressen tillhandahålls av Seaberry på formen organisation.digitalkost.se och identifierar er organisation, så använd alltid den adressen när ni länkar till formuläret. Om verksamheten har anpassat formulärets rubrik och introtext via digitala tjänster visas den texten högst upp, annars visas standardtexten.
Steg 2 – Fyll i elev och skola
Under Elevinformation anges elevens förnamn, efternamn och födelsedatum (obligatoriska uppgifter i det publika formuläret).
Därefter väljs Skola/Anläggning i listan. Om den valda anläggningen är en skola med registrerade klasser måste även Klass väljas. För skolor visas dessutom kryssrutan Går på fritidshem, som anger om eleven även äter på fritids.
Steg 3 – Fyll i vårdnadshavare
Uppgifter för Vårdnadshavare 1 är obligatoriska: förnamn, efternamn och e-postadress (telefonnummer är valfritt). E-postadressen används för notifieringar om ansökans status.
Vårdnadshavare 2 kan anges valfritt med samma uppgifter.
Steg 4 – Välj allergier och kostrestriktioner
Under Allergier och kostrestriktioner väljs minst ett alternativ. Alternativen är grupperade i tre kategorier:
- Livshotande: livshotande allergi som kräver extra försiktighet
- Allergen: allergikost av medicinska skäl, till exempel gluten, laktos eller nötter
- Kostpreferens: önskad alternativ kost, till exempel vegetarisk eller grisfri
Vilka alternativ som visas styrs av verksamhetens allergenkonfiguration, se Allergener.
Steg 5 – Skicka ansökan
Vårdnadshavaren klickar på Skicka ansökan. Vid lyckad inskickning visas bekräftelsen “Tack! Din ansökan har tagits emot, du kommer att få ett meddelande om statusen på ansökan.”
Resultat
Ansökan skapas med status Ny och blir direkt synlig för behörig personal under Specialkost → Ansökningar. Anläggningens meddelandeadress notifieras om att en ny ansökan har kommit in, och vårdnadshavarna får bekräftelse via e-post.
Scenario: Handlägga en ansökan
Det här scenariot beskriver hur personalen granskar en inkommen ansökan och fattar beslut.
När används scenariot?
Scenariot används när en ny ansökan har kommit in via det publika formuläret eller registrerats manuellt, och verksamheten ska granska uppgifterna och besluta om ansökan ska godkännas.
Steg 1 – Hitta ansökan
Navigera till Specialkost → Ansökningar. Nya ansökningar visas i listan tillsammans med elevnamn, referens-ID, skola och klass. Använd sökfältet eller filtren för att hitta rätt ansökan, och klicka på raden för att öppna detaljvyn.
Steg 2 – Granska uppgifterna
Detaljvyn visar samtliga uppgifter i ansökan: status, anläggning, klass, elevinformation, vårdnadshavare, valda allergener och eventuell kommentar. Kontrollera att uppgifterna är kompletta och rimliga. Vid oklarheter kan vårdnadshavaren kontaktas via de angivna kontaktuppgifterna.
Steg 3 – Markera som under behandling
Klicka på Redigera ansökan och sätt status till Under behandling. Det gör det tydligt för kollegor att ansökan är under granskning, och vårdnadshavarna notifieras om att handläggningen har påbörjats.
Steg 4 – Fatta beslut
När granskningen är klar sätts status till Godkänd eller Avvisad:
- Godkänd: ansökan ingår från och med nu i översikten och kombinationsmatrisen som köket arbetar utifrån.
- Avvisad: ansökan stängs och ingår inte i underlaget. Beskriv gärna orsaken i kommentarsfältet för spårbarhet.
Steg 5 – Notifieringar går ut
Vid statusbytet notifieras vårdnadshavarna automatiskt via e-post, och anläggningens meddelandeadress får en intern avisering.
Resultat
Ansökan är färdigbehandlad med dokumenterad status, tidpunkter och ansvarig användare. Köket ser direkt det uppdaterade underlaget i översikten och kombinationsmatrisen.
Översikt
Navigera till Specialkost → Översikt för en samlad bild av specialkostläget i er verksamhet. Överst väljs Skola/Anläggning och eventuell Klass för att avgränsa vyn. Endast anläggningar av ansökningstyp (skola, förskola, äldreboende och övrigt) är valbara, inte kök och restauranger.
Vad visas på översikten?
| Panel | Beskrivning |
|---|---|
| Öppna ansökningar | Antal ansökningar med status Ny som väntar på handläggning |
| Aktiva (godkända) | Antal godkända ansökningar inom valt urval |
| Laktosfri | Antal godkända ansökningar som innehåller laktosfri kost |
| Vegetarisk | Antal godkända ansökningar som innehåller vegetarisk kost |
| Fläskfri | Antal godkända ansökningar som innehåller grisfri kost |
Under panelerna visas en allergiöversikt med en rad per elev: skola, klass, elevnamn, allergenkombination och status. Översikten baseras på den senaste ansökan per elev och utesluter avvisade ansökningar.
Med Exportera CSV och Exportera Excel kan översikten exporteras med aktuellt urval, till exempel för utskrift till köket eller delning med skolledningen.
Ansökningar
Under Specialkost → Ansökningar hanteras samtliga ansökningar i er verksamhet.
Ansökningslistan
| Kolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Elevnamn | Elevens för- och efternamn |
| Referens-ID | Ansökans unika referens, till exempel SD-1234 |
| Skola/Anläggning | Den anläggning ansökan gäller |
| Klass | Elevens klass (för skolor) |
| Födelsedatum | Elevens födelsedatum |
| Registrerad | Datum då ansökan registrerades |
Listan kan avgränsas med sökfältet (Sök elev, skola eller klass) och med val av skola och klass. Sortering, filter och sidindelning behålls i webbadressen, så en filtrerad vy kan delas med kollegor som en länk.
Med Exportera CSV och Exportera Excel exporteras listan med aktuellt filter, sökning och sortering.
Registrera en ansökan manuellt
Personal kan registrera en ansökan direkt i systemet, till exempel när en anmälan kommer in via telefon eller på papper.
- Klicka på Lägg till ansökan.
- Fyll i formuläret. Det innehåller samma uppgifter som det publika formuläret: elevinformation (födelsedatum är valfritt vid manuell registrering), skola/anläggning, klass (obligatorisk när skolan har klasser), Går på fritidshem, vårdnadshavare 1 (e-post obligatorisk), eventuell vårdnadshavare 2 samt minst en allergi eller kostrestriktion.
- Ange vid behov en Kommentar, till exempel hur anmälan kom in.
- Klicka på Skicka ansökan.
Ansökan skapas med status Ny och hanteras därefter på samma sätt som ansökningar från det publika formuläret.
Redigera och ta bort
Från raderna i listan kan behöriga användare öppna en ansökan för redigering (pennikonen) eller ta bort den (papperskorgsikonen). Borttagning kräver bekräftelse.
Obs: Borttagning av en ansökan är permanent och kan inte ångras. Använd i första hand status Avvisad för ansökningar som inte längre gäller, så bevaras spårbarheten.
Detaljvy för en ansökan
Klicka på en rad i ansökningslistan för att öppna detaljvyn. Här visas ansökans fullständiga innehåll:
- Status med färgmarkering, samt anläggning, klass och om eleven går på fritidshem
- Elevinformation och uppgifter om vårdnadshavare
- Allergener, grupperade per kategori
- Kommentar, om en sådan angetts
Med Skriv ut skapas en utskriftsvänlig vy av ansökan i A4-format, till exempel för arkivering eller genomgång med kökspersonal.
Redigera en ansökan
Användare med redigeringsbehörighet kan klicka på Redigera ansökan för att ändra ansökan:
- Status. Väljs i statuslistan, se avsnittet Statusar.
- Skola/Anläggning och klass. Kan ändras om eleven till exempel bytt skola eller klass.
- Elev- och vårdnadshavaruppgifter. Samtliga fält kan uppdateras.
- Allergener. Kryssas i eller ur, grupperade per kategori.
- Kommentar. Fritext för handläggningen.
Klicka på Spara för att spara ändringarna. Om statusen ändrats skickas notifieringar automatiskt.
Kombinationer
Under Specialkost → Kombinationer visas en matris över de allergenkombinationer som förekommer bland godkända och pågående ansökningar, med antal elever per kombination. Raderna är sorterade med de vanligaste kombinationerna överst, och kolumnerna visar de allergener som faktiskt förekommer i urvalet.
Matrisen är kökets planeringsunderlag: den svarar på frågan “hur många portioner av varje variant behöver vi laga?”. Välj skola och eventuell klass för att avgränsa underlaget, och använd Exportera CSV eller Exportera Excel för att ta med underlaget in i produktionen.
Tips: Exportera kombinationsmatrisen inför varje veckoplanering. Tillsammans med allergiöversikten ger den en komplett bild av vilka specialportioner som behövs per skola och klass.
Konfiguration
Obs: Avsnitten nedan kräver administratörsbehörighet. Kontakta er systemadministratör om du saknar åtkomst.
Allergener
Under Administration → Specialkost styr ni vilka allergener och kostpreferenser som är valbara i ansökningsformulären. Sidan Allergier visar samtliga allergener grupperade per kategori, var och en med ett reglage för att aktivera eller inaktivera alternativet.
| Kategori | Alternativ |
|---|---|
| Kostpreferens | Grisfri, Vegetarisk, Laktosfri |
| Allergen | Mjölkprotein, Gluten, Sojaprotein, Senapsfrön, Veteprotein, Ägg, Kyckling, Fisk, Stenfrukter, Tomater, Skaldjur, Jordnötter, Nötter, Paprika, Morot, Lök, Baljväxter, Ärtprotein, Sesam, Kikärtor, Havre, Soja, Ärtor, Bönor, Lupin, Linser |
| Livshotande | Livshotande allergi |
Samtliga allergener är aktiverade som standard. Ett inaktiverat allergen försvinner direkt från både det publika formuläret och den manuella registreringen, och ansökningar med inaktiverade allergener avvisas av systemet.
Tips: Aktivera enbart de allergener som verksamheten faktiskt tar emot anmälningar om. En kortare lista gör formuläret enklare för vårdnadshavare och minskar risken för felaktiga val.
Meddelandeadress per anläggning
Varje anläggning kan ha en e-postadress för notifieringar, fältet E-post för notifiering under Administration → Anläggningar. Adressen tar emot interna aviseringar när en ny ansökan kommer in för anläggningen och när en ansökans status ändras. Fältet visas enbart när specialkostmodulen är aktiverad för er organisation.
Tips: Använd en funktionsbrevlåda (till exempel koket@example.com) i stället för en personlig adress, så att aviseringarna når rätt personer även vid frånvaro och personalbyten.
Klasser
Klassvalet i ansökningsformulären bygger på de skolklasser som finns registrerade under Administration → Klasser. För skolor är klass obligatoriskt i ansökan, så säkerställ att klasslistan är komplett och aktuell inför varje läsår. Se kapitlet Administration för hur klasser hanteras.
Aktivera det publika formuläret
Det publika ansökningsformuläret är en digital tjänst som aktiveras under Administration → Digitala tjänster. Där kan ni:
- aktivera eller inaktivera tjänsten Specialkostansökan (styr om formuläret är nåbart publikt)
- anpassa formulärets rubrik och introtext via Redigera innehåll
Hur digitala tjänster hanteras beskrivs i kapitlet Administration.
Obs: Specialkostmodulen aktiveras för er organisation av Digitalkost. När modulen är aktiverad styr ni själva formulärets tillgänglighet och innehåll via digitala tjänster.
Notifieringar
Specialkostmodulen skickar e-postnotifieringar automatiskt:
| Händelse | Mottagare |
|---|---|
| Ny ansökan registreras | Anläggningens meddelandeadress samt vårdnadshavare 1 och 2 (bekräftelse) |
| Status ändras | Anläggningens meddelandeadress samt vårdnadshavare 1 och 2 |
Notifieringarna till vårdnadshavare innehåller ansökans referens-ID och aktuell status, men inga känsliga detaljer om allergier.
Behörigheter
Åtkomsten till specialkostmodulen styrs via behörighetsgrupper (se kapitlet Administration). Specialkostrollerna ger följande möjligheter:
| Behörighet | Ger möjlighet att |
|---|---|
| Läsa | Se översikten, ansökningslistan, detaljvyer, kombinationsmatrisen och exporter |
| Skapa | Registrera ansökningar manuellt |
| Uppdatera | Redigera ansökningar och ändra status |
| Ta bort | Ta bort ansökningar samt hantera allergenkonfigurationen |
Tre standardgrupper för specialkost skapas automatiskt när er organisation aktiveras: Specialkost administratör, Specialkost användare och Specialkost läsare. De kan användas direkt, eller kompletteras med egna grupper under Administration → Grupper, till exempel en grupp för kökspersonal med läsbehörighet och en grupp för handläggare med skapa- och uppdateringsbehörighet.
Viktigt: Utöver behörighetsgrupperna styr platsåtkomsten vilka anläggningars ansökningar en användare ser. En användare utan platsåtkomst till en skola ser inte skolans specialkostdata, oavsett gruppbehörigheter. Se avsnittet Platsåtkomst.