Specialkost

Vad modulen gör

Specialkost samlar hela kedjan i ett flöde. Vårdnadshavare anmäler kostbehov via ett publikt formulär, utan inloggning, på er organisations egen adress. Personalen tar emot, granskar och beslutar. Köket ser sammanställningar anpassade till sin arbetsdag.

Sex centrala delar i modulen:

• Anmälningsformulär per verksamhet. Varje kund styr själv vilka kostalternativ som går att anmäla: gluten, laktos, nötter, vegetariskt, fläskfritt och ett fyrtiotal andra alternativ i tre kategorier: allergier, övriga kostbehov och anpassad kost. Formulärets rubrik och introtext anpassas fritt, på svenska och engelska.
• Formuläret på svenska och engelska. Vårdnadshavaren väljer språk själv på de publika sidorna, och bekräftelser och statusbesked skickas på det språk anmälan gjordes i. Rubrik och introtext skrivs i båda språken, och den svenska texten visas där ingen engelsk har skrivits.
• Läkarintyg med åtkomstkontroll. Verksamheten kan låta vårdnadshavare bifoga ett läkarintyg direkt i formuläret, som valfritt eller obligatoriskt underlag. Intyget lagras krypterat, kan enbart låsas upp av personal med särskild behörighet, varje läsning loggas och intyget gallras automatiskt efter den lagringstid verksamheten valt.
• Klass- och anläggningsmappning. Varje anmälan kopplas till elev, skola och klass, eller motsvarande struktur i förskola, äldreomsorg eller annan verksamhet.
• Godkännandeflöde. Personalen granskar varje anmälan och tar beslut: ny, under behandling, godkänd eller avvisad. Varje statusbyte notifierar vårdnadshavarna och verksamhetens meddelandeadress automatiskt, med dokumenterat ansvar och historik.
• Sammanställningar för köket. Översikt med nyckeltal och allergiöversikt per skola och klass, plus en kombinationsmatris som visar hur många portioner av varje variant som behövs. Allt kan exporteras till CSV och Excel.

Specialkostdata är medicinskt känslig information om matgäster, ofta minderåriga. Behörigheter följer plattformens grupp- och rollmodell, åtkomsten kan avgränsas per anläggning för varje användare, alla ändringar loggas, och formuläret skickar inte data via e-post utan direkt in i systemet.

Hur det hänger ihop med plattformen

Specialkostuppgifterna följer med ut i produktionen i takt med att recept- och måltidsplaneringsmodulerna byggs ut. Målet är att en veckomeny inte bara visar “köttbullar och potatis” utan också att 3 elever behöver laktosfri sås, 2 behöver vegetariskt alternativ och 1 är allergisk mot selleri.

Egenkontrollens allergenrutiner använder samma underlag. Den dagliga kontrollen av allergenhantering kan referera till de faktiska anmälningarna istället för generiska checklistor.

Är du vårdnadshavare?

Om ditt barns skola, förskola eller boende använder Digitalkost för specialkost vill du sannolikt veta hur uppgifterna hanteras.

Anmälan tas emot av personal som verksamheten har gett behörighet till, typiskt kostchef, måltidschef, klassföreståndare eller rektor. Inte alla anställda har åtkomst, och varje åtkomst loggas. All data lagras i Sverige inom EU, i Microsoft Azures datacenter, och delas inte med tredje part utöver det som krävs för att systemet ska fungera. Hur länge anmälningar sparas bestäms av verksamhetens egna rutiner, inte av oss.

Om du bifogar ett läkarintyg hanteras det striktare än resten av anmälan. Intyget lagras krypterat och kan enbart läsas av personal som verksamheten gett en särskild behörighet, efter en uttrycklig upplåsning. Varje upplåsning och läsning registreras i en åtkomstlogg. Intyget raderas automatiskt efter den lagringstid verksamheten valt, och formuläret visar vilket datum det sker.

Verksamheten är personuppgiftsansvarig, vi är systemleverantör. Frågor om vad som registrerats, begäran om utdrag eller radering enligt GDPR, eller hur uppgifterna används i vardagen riktar du till din skola, förskola eller motsvarande. Vi har av legala skäl inte direkt kontakt med matgäster eller vårdnadshavare.

Är du intresserad av att din verksamhet ska använda Digitalkost (för bättre uppföljning, säkrare hantering eller tydligare kommunikation kring specialkost) be dem höra av sig till oss.

Varför vi byggde tjänsten

Specialkost hanteras ofta i blandade system. Papperslappar i köket, Excel hos administrationen, mejl från vårdnadshavare till olika personer i organisationen, kanske ett separat system som inte pratar med köksdriften. Det är spårbarhetsproblem, dataskyddsproblem och i värsta fall en säkerhetsrisk.

Modulen samlar registret i ett verktyg där behörigheter, historik och kopplingen till köksproduktionen redan finns på plats.

Kom igång

Hela dokumentationen ligger öppet i manualen: anmälningsflödet, handläggningen, sammanställningarna och konfigurationen.

Vill din verksamhet börja använda specialkostmodulen?

Kontakta oss →